第一章 总则

第一条 为规范厦门市陈景润科学基金会（以下简称 “基金会”）的档案管理，确保档案资料的完整性、准确性、系统性和安全性，提升档案管理效率与利用价值，依据国家《档案法》、《基金会管理条例》及相关法律法规，结合基金会实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于基金会所有部门及个人在业务活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的档案材料管理，包括文字、图表、声像、电子等。

第三条 基金会档案管理遵循 “统一领导、分级管理、分类保存、便于利用” 的原则，采用集中管理与分散管理相结合的模式。

第二章 管理机构与职责

第四条 本基金会档案管理实行集中管理原则，采用实时收集与固定收集相结合的方式。

第三章 档案分类与归档

第五条 基金会档案分为以下几大类：

（一）行政管理类：包含基金会章程、会议记录、决议、计划、总结、报告、规章制度、人事管理等相关材料。

（二）项目管理类：涵盖项目申请书、立项报告、合作协议、预算决算、进度报告、验收报告、评估报告等。

（三）资金管理类：包括捐赠协议、收据、财务报表、审计报告、资金使用情况报告等。

（四）宣传推广类：有活动宣传材料、新闻稿、媒体报道、公益广告、社交媒体记录等。

（五）科研与教育类：涉及科研资助项目资料、学术交流活动记录、教育培训材料等。

（六）声像与实物类：包括照片、录音、录像、奖杯、证书、纪念品等。

（七）电子文档类：上述各类档案的电子版，以及数据库、网站后台数据等。

第六条 归档要求：

1. 档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签署手续完备。

2. 归档时，应填写档案移交清单，明确档案名称、形成时间、页数（件数）、移交人、接收人等详细信息。

3. 电子档案需同时提交纸质备份或光盘备份，确保数据安全且具有可读性。

第四章 档案保管与利用

第七条 档案保管：

1. 档案室应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施，切实保障档案安全。

2. 定期对档案进行检查，如发现破损或变质档案应及时进行修复或复制。

3. 档案借阅需履行审批手续，借阅期间不得涂改、拆散、丢失或转借档案材料。

第八条 档案利用：

1. 基金会内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，由档案管理员提供查阅服务。

2. 外部单位或个人需查阅档案，需提交书面申请，说明查阅目的、范围及方式，经基金会秘书长审批后，方可查阅。

3. 档案利用应严格遵守国家保密规定，不得泄露涉及个人隐私、商业秘密或国家安全的档案信息。

第五章 档案鉴定与销毁

第九条 定期对超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理小组组织实施，必要时可邀请相关领域专家参与。

第十条 经鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清册，经秘书长审核，并报理事会批准后，方可进行销毁。销毁过程应有两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。

第六章 档案信息化建设

第十一条 积极推进档案信息化建设，实现档案数字化管理，提高档案检索效率和利用便捷性。

第十二条 建立档案数据库，对档案进行分类编码，实现档案信息的电子化存储与检索。

第七章 附则

第十三条 本制度自发布之日起施行，解释权归厦门市陈景润科学基金会所有。

第十四条 随着基金会业务发展和国家法律法规的变化，本制度将适时进行修订和完善。